Arsip Pengawasan akan Diserahkan ke ANRI

Bawaslu Provinsi Riau, Jakarta - Badan Pengawas Pemilu Republik Indonesia (Bawaslu RI) melaksanakan kegiatan Rapat Evaluasi dan Sinkronisasi Pelaksanaan Penataan dan Pengelolaan Persuratan dan Arsip Bawaslu RI dan Bawaslu Provinsi se-Indonesia, Selasa, 23 Agustus 2016 s.d Kamis, 25 Agustus 2016, di Ruang Rapat Lantai IV, Kantor Bawaslu RI.

 

Kepala Biro Administrasi, Dermawan Adhi Santoso mengatakan, kegiatan ini bertujuan untuk melihat seberapa jauh aturan arsip diimplementasikan di Bawaslu Provinsi dan Bawaslu RI. “Bawaslu RI merencanakan pada September-Oktober, arsip pengawasan diserahkan ke Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI)”, ujarnya pada saat membuka kegiatan ini secara resmi.

 

Kasubdid Pusat III ANRI, Sulistyowati sebagai narasumber memaparkan materi Urgensi Penataan dan Pengelolaan Persuratan dan Arsip Kementerian/Lembaga. Menurut Sulistyowati, unsur arsip terdiri dari evidence (bukti dari peristiwa), tangible (terekam didalam media yang sifatnya nyata) dan retriavable (harus dapat ditemukan kembali). Arsip tercipta dari aktivitas kegiatan organisasi/orang.

 

Sulistyowati menjelaskan, arsip terbagi dua yaitu arsip dinamis (ada dilingkungan kerja) dan arsip statis (arsip sudah di ANRI) sedangkan arsip dinamis dibagi lagi menjadi dua yaitu aktif dan inaktif.

 

“Bawaslu telah memiliki peraturan tentang arsip. Ada tiga Peraturan Bawaslu (Perbawaslu) yaitu Perbawaslu Nomor 21 Tahun 2014 tentang Jadwal Retensi Arsip, Perbawaslu Nomor 9 Tahun 2015 tentang Tata Naskah Dinas dan Perbawaslu Nomor 16 Tahun 2015 tentang Pola Klasifikasi Arsip”, tuturnya.

 

“Peraturan sudah lengkap, hanya saja kurang satu yaitu sistem”, kata Sulistyowati. Menurut Sulistyowati, sistem arsip di Bawaslu perlu diadakan.

 

Selanjutnya pemaparan disampaikan Kepala Biro Administrasi Pimpinan Kementerian Dalam Negeri, A. Fatoni dengan materi Penyusunan Notulensi Rapat dan Tata Naskah dinas. “Notulensi itu sangat penting karena menggambarkan jalannya rapat. Fungsi notula/notulensi adalah sebagai dokumen dan alat bukti, sumber informasi untuk peserta yang tidak hadir, pedoman untuk rapat berikutnya dan dokumen/alat pengingat untuk peserta rapat”, jelas Fatoni.

 

Fatoni menambahkan, Tata Naskah Dinas terdiri tiga asas dan empat prinsip tata naskah dinas. Tiga asas: keterkaitan, kecepatan dan ketepatan serta keamanan. Empat prinsip: ketelitian, kejelasan, singkat dan padat, logis dan meyakinkan.

 

Dalam kesempatan itu, Fatoni memberi masukan agar Bawaslu membuat petunjuk teknis (juknis) format notulen.

 

Diakhir  acara, dibuka sesi diskusi tentang permasalahan dan kondisi yang berkembang dalam pengelolaan persuratan dan arsip Bawaslu Provinsi serta solusinya.

 

Penulis          : Rahmanesa

Editor             : M. Hamidi